Las Claves
de la Gestión
Cuando
trabajas en una gran organización muchas cosas pertenecen a otro plano de
decisión, pero puedes mejorar la gestión haciendo lo que está en tu mano.
Me encomendaron un trabajo especial,
disminuir las pérdidas de la zona, mejorar los tres millones de ebitda
negativo que acumulaban esas tiendas ejercicio tras ejercicio.
Tenía una cosa clara. La política comercial nos veía impuesta y no podía alterar su designio (podía
potenciar algunos aspectos de la misma), pero nadie me limitaba para actuar en la
reducción de los costes y en mejorar la ejecución de tienda (lo que
estaba en mi mano).
Una vez tomada
posesión de la zona y conocedor en parte de las variables que había que
"tocar", puse manos a la obra. Como en
otras ocasiones, realicé el informe de "mis primeros quince días", donde anotaba las áreas de mejora que detectaba y que fueron la base de mi
plan de acción posterior (documento
imprescindible previo a la acción y que hay que "vender" a tus
colaboradores y dirección).
Lo primero,
lo fácil, era quitar "grasa". La zona
tenía una miniestructura como si se tratase de otra zona operativa. Había que
tomar decisiones, delegar lo justo, dar autonomía a los ayudantes pero con
conocimiento de la trascendencia de su trabajo y quitar lo inútil o duplicado.
Se vive bien rodeado de ayudantes, pero para qué está uno allí. Lo fácil
hubiese sido continuar y dejar pasar el tiempo, tampoco lo demandaban desde la
central, pero pienso que lo superfluo no es necesario y resta CAJA que donde
mejor está es en la Compañía. Desmontar la estructura mejoró un 12% los
resultados operativos de la jefatura de ventas.
Durante 2003,
a la vez que se reducía la estructura, se iban
analizando los procesos y tareas que se desarrollaban en cada tienda.
·
Se realizaron manuales de
proceso adaptados a la zona, a las tiendas.
·
Se realizó formación adaptada a cada
persona para complementar sus competencias y aumentar su capacidad de gestión
de negocio.
·
Se montaron comparativos
de cuentas de explotación de tiendas similares, en superficie y servicios prestados para concienciar a los jefes de
tienda de que había "cancha" para implantar mejoras.
·
Dedicamos especial atención al área de recursos
humanos. Análisis de la productividad por tienda,
de horas de trabajo por sección, por tienda, en función de las ventas y
horarios de aperturas. Se realizó un curso especial sobre absentismo y sus
consecuencias.
·
La Pérdida, conocida y desconocida, era la variable más importante a reducir para conseguir los objetivos de
margen. Había que pasar de cerca de 4% a 1,5%... y se hizo. En otra ocasión
comentaremos el proceso, pero hubo que implicar a los departamentos de
operaciones, logística, transportes y comercial (el análisis no fue bien
recibido por estos departamentos).
·
Se analizaron los gastos
controlables por el jefe de tienda, básicamente
los servicios exteriores, realizando comparativos entre tiendas. Mejoró
especialmente el consumo de energía eléctrica y es que hacer seguimiento a los
kilowatios que consumes...¡baja el consumo!
·
Se trabajó en el análisis de
la demanda de los clientes, en su perfil de consumo de productos. De esta forma, sin salirse del plan comercial de la compañía, se
potenciaron los artículos de marca propia que tenían buena aceptación. El
margen mejoró al forzar el mix de participación de producto.
·
El área de productos frescos tuvo un tratamiento
especial. A nivel de recursos humanos, de
formación, de gestión de la sección, de la merma, del control de pedidos,
etc...
·
Se instauró la transparencia en
las comunicaciones, el conocimiento de lo que se
implementaba en una tienda se enviaba a todas las tiendas. De esta forma,
cuando llegaba a una tienda de visita ya estaba ejecutado lo comentado días
antes en otras tiendas.
·
etc...
Las CLAVES DE LA GESTIÓN
1. Ejecución al 100% de nuestro Plan Comercial. Somos garantes - los Jf de tienda y los Jf de Vtas - de la ejecución y
control ( tanto en Seca como en PPFF ), de que se lleve a la práctica. Los
Frescos también están bajo la órbita del Jf de tienda, hay que asegurar la
puesta en marcha de las Promociones diarias, mensuales, Días D ... de estas
secciones
2. El Manual de Procedimiento describe cómo debemos trabajar. Una correcta ejecución de nuestros trabajos de acuerdo a este Manual nos
va a asegurar el Control de la Pérdida, alcanzar el 85% en Auditoría de Calidad
y Pedido Automático, la calificación de Adecuado en Auditoría General,...
3. Aplicar el sentido común. Lo que no
es bueno para mi casa, lo que no haría en mi casa,... no puede ser bueno para
el negocio
4. Un Cliente es un BIEN PRECIADO y ESCASO, ...cuidémoslos, mimémoslos
5. En el BUDGET se expresan los Objetivos que la Compañía espera de nosotros, y su consecución es la que nos cataloga como buenos o malos gestores .
· Hay que Asegurar la Consecuención de los Objetivos de Ventas. La competencia no es nuestro principal enemigo, somos nosotros mismos
cuando estamos faltos de iniciativa para mejorar, para hacer cambios,... hay
que estar contínuamente pensando en mejorar para vender más, en buscar nuevas
iniciativas y presentación de productos, en acciones para vender MÁS.
· Nuestros MÁRGENES
deben estar próximos al 35%-40% CARNE PESCADO, CHARCUTERIA y algunos margenes pueden oscilar entre el 10% y el 50% dependiendo el producto o el articulo Para
conseguir estos Márgenes tenemos que:
· A ) Asegurar la consecución de los Márgenes de Frescos. Los márgenes de frescos son responsabilidad de nuestros Jf de Sección y
de nosotros mismos, estando apoyados por los Monitores que en su labor de
formación nos ayudarán a lograrlos ..\Cta Explotación\MÁRGEN PERECEDEROS
Dic'03.xls ..\Cta Explotación\Cálculo Tco Margen PPFF\Cálculo Marg Tco Entrada
Fruta.xls ..\Cta Explotación\Cálculo Tco Margen PPFF\Cálculo Marg Tco Entrada
Pescado.xls
· El funcionamiento y buen uso de los Cadencieros nos ayudará a controlar las Mermas y por
tanto a mejorar los Márgenes ... tenemos que revisar los Cadencieros y los
pedidos que se realizan con los mismos a diario. En Panadería hay que establecer el Cadenciero de fabricación para minimizar la merma.
· El Calendario de vacaciones. No debemos
permitir que cada vez que el Responsable está ausente el margen de la sección
baje el 10%,... hay que formar al trabajador que va a realizar la sustitución
· El correcto funcionamiento del Pedido Automático en el Pls dependiente de Charcutería ( salchichas, lácteos, loncheados ... ). Hay que
fijar unos Bajo Mínimos adecuados al nivel de ventas de la tienda... evitaremos
AVERÍAS ( Pérdida Conocida )
· La utilización adecuada de envases para cada venta. No se pueden usar Bolsas de Línea de Caja en Secciones, barquetas para
boquerones ,... cada sección tiene su material
· Estar pendientes de las balanzas de Libre Servicio el mayor tiempo posible, nadie viene a regalarnos nada
B ) Vigilar el correcto funcionamiento del Pedido Automático en Seca. Nuestro pedido, unas correctas cantidades de implantación en el lineal -
en función de nuestras ventas - son las que nos pueden ayudar a MINIMIZAR la
Pérdida Conocida - las Averías.
C ) Revisar y controlar las AVERÍAS. Un rincón
de Averías limpio, en perfecto orden,... con hábitos sanos de trabajo (
limpieza de averías - sacar lo aprovechable - y sólo envío de No Aptos ) nos
asegura unos % mínimos
D ) Control de Caducidades y análisis de el porqué se producen. Si después de cada Revisión de Caducidades - según la periodicidad que
tengamos establecida en APPCC -, analizamos las ventas que realizamos con ese
producto y el bajo mínimo que le tenemos asignado ... estaremos trabajando en
la disminución de la Pérdida Conocida
E ) Analizar los focos de Hurto, interno y externo. Hay que establecer las barreras adecuadas para anticiparnos, para no
dejar puertas abiertas... el que viene a robarnos siempre encuentra alguna
entreabierta ... dejemos abiertas las mínimas posibles.
· Toda la
plantilla debe estar implicada en el control del hurto externo, si se mantiene un nivel de alerta adecuado, si nos avisan desde Caja
cuando entra un cliente no deseado, si en Recepción de Mercancías se mantienen
las alertas adecuadas ... si se cumple el Procedimiento de Recepción ...
estaremos trabajando en minimizar la Pérdida Desconocida
· Recordemos
las Normas de cobro en Caja de forma regular... cada día una rutina .
· El hurto interno es el más importante. No hay que provocar, siempre puede haber un momento de debilidad ...
colocar pilas, preservativos, chicles, whiskis, compresas, salvaslips,... cerca
de la entrada a vestuarios es negativo. Tengamos limpios los almacenes y cada
cosa en su lugar adecuado
· Pongamos barreras a las empresas
de Servicio a Domicilio externas. Son
empresas externas, y tenemos un Procedimiento que cumplir con ellas
- Saquemos la mercancía de reparto fuera
de Línea de Caja
- No dejarlos entrar a Sala salvo que
vengan como clientes
- Revisar la mercancía en su presencia
antes de entregársela
F ) Control de Entradas de Plataformas y seguimiento de Incidencias
G ) Correcta ejecución de los Inventarios
H ) Potenciar la Venta de Marca Propia. Nos ayudará
a mejorar nuestros márgenes y a potenciar nuestra imagen de compañía entre
nuestros clientes .
No podemos tener desviaciones al alza
en los GASTOS
· Los Gastos de
Personal representan alrededor del 60% de nuestros Gastos Totales. Aquí la
consecución de nuestro Presupuesto debe ser al 100%, con la premisa de no
sobrepasar el % asignado ... si bajan las Ventas deben bajar los Gastos ... si
suben las Ventas podría subir el importe de Gasto ... hay que buscar un
equilibrio
· Los Gastos Variables
Consumo de energía. Hay que fijarse metas, hay que dedicar una mañana 2 horas y analizar el
porqué de cada luz encendida, de aire acondicionado, de la calefacción,...
Cuántas veces visitas tiendas en las que el parking tiene luz natural a las
11h. y tiene todo el día las luces encendidas, de igual modo los almacenes,
vestuarios ... Sin embargo algunos confunden el sentido del AHORRO y apagan
erróneamente la Sala ...
Consumo de Agua. Nuestros consumos suelen ser bajos,... sólo para limpieza ... pero ¿hemos
revisado cuántos grifos o cisternas de inodoros tienen fugas? ... pasemos un
Prisma. El agua es un bien escaso
Los Consumibles. No podemos estar alegremente regalando Bolsas en Línea de Caja,...
entregamos la primera, los clientes demandan las siguientes ... si ponemos los
mazos en cola de Caja ...vuelan
Espero que estas reflexiones os ayuden a
MEJORAR y a fijar vuestras propias METAS
Si tenéis alguna duda llamarme, o lo
vemos en nuestra próxima Reunión de Gerentes ...
Saludos.
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La moraleja
es que pese a haber disminuido el ebitda negativo hasta los 900.000 euros y
haber facilitado la venta del 50% de los puntos de venta me cambiaron al
departamento inmobiliario ¿Por qué?
En parte
agradezco el cambio, ya que me hizo empezar de nuevo. Realicé un máster de
gestión inmobiliaria, potencié mi lado financiero (de análisis de mercados, de
valoración de negocios, de estudios de mercado,...) que se complementaba con el
conocimiento del área operacional.
