Curso de comunicación: Parte 1
PREFACIO
La comunicación es el proceso en el cual dos o más personas intercambian ideas
mediante el uso del lenguaje. A diferencia del resto de seres vivos, el ser
humano es el único ser capaz de crear enunciados sin verse sometido a
limitaciones genéticas. El acto de comunicación entre personas se da siempre
que alguien ejerce algún tipo de influencia sobre el comportamiento de otra
persona. Por ello debemos decir que la comunicación verbal, aunque sea la más
usada por el ser humano, hace uso a su vez de otros tipos de comunicación. Ésta
en muchos casos, transmite mucho más de lo que en principio el mensaje quiere
transmitir.
PLANTEAMIENTOS GENERALES
En los sistemas comunicativos existen miles de reglas destinadas a hacer la
comunicación cómoda y eficiente. Estas son algunas de las reglas básicas más
conocidas para una buena comunicación:
1. Ponerse en el lugar del otro
2. Elaborar mensajes teniendo en cuenta los códigos y reglas comunes con el
destinatario
3. Controlar la recepción con frecuencia
4. Cadenas cortas, con pocos intermediarios
5. Seleccionar los medios o canales que superen barreras u obstáculos (tiempo,
distancia, velocidad, etc)
6, Usar mas de un canal para reforzar el sistema comunicativo
7. Sintetizar
8. Usar imágenes como ayuda y refuerzo
9. Evitar distracciones e interrupciones
10. Crear y mantener un clima agradable y libre de tensión
11. Preparar al emisor y receptor con información previa
12. Evitar detalles innecesarios
ELEMENTOS ESENCIALES DE LA COMUNICACIÓN
Emisor: es el autor de la comunicación; una persona con ideas, intenciones,
información y que tiene el propósito de comunicarse.
La codificación: es el proceso que las ideas del emisor (significado) se
convierten en un conjunto de símbolos apareciendo así el lenguaje. Este
lenguaje puede ser verbal pero también de otros tipos como por ejemplo el
leguaje de la mímica.
Mensaje: es el producto de la codificación, aquello que se comunica. La forma
que el mensaje tenga depende en alta medida del canal usado.
Canal: es el medio por el que pasa el mensaje desde que sale del emisor hasta
que llega al receptor.
Receptor: es la persona a la que va dirigida el mensaje.
La finalidad de todo mensaje es establecer una comunicación clara, segura y
efectiva. Tanto en el mundo de los
negocios, para asuntos personales o en cualquier otro ámbito el lenguaje ha de
hace uso de una serie de elementos.
Para que un mensaje sea efectivo necesita:
Decodificación: es la interpretación que el receptor del
mensaje hace del mensaje. Ésta se puede llevar a cabo de forma subjetiva
basándose en la experiencia personal anterior del receptor.
Feedback: es la información que recibe el emisor y que le sirve para saber
si el mensaje ha llegado correctamente. Hay gran variedad de formas de
transmitir este tipo de información: verbal, mediante ruidos...
Claridad: también denominada distinción, la claridad se
consigue cuando se logra utilizar las palabras exactas que definen aquello que
queremos decir, sin dar lugar a confusiones.
Precisión: consiste en decir exactamente aquello que
queremos sin hacer uso de demasiadas palabras u oraciones demasiado largas de
forma innecesaria. La simplicidad del lenguaje y la economía de las palabras
suelen ser de gran ayuda. Normalmente las palabras sencillas son las más
fácilmente comprendidas. A pesar de ello debemos tener en cuenta el registro en
que nos encontremos (formal, informal...) y debemos usar las palabras adecuadas
para el mismo.
Objetividad
y veracidad: es necesario asegurarse de que
la información que se emite es objetiva y que ésta no ha quedado anticuada.
Oportunidad: la información debe llegar en el momento
oportuno, es decir, cuando el receptor esté en condiciones de recibirla.
Interés: el emisor
debe ofrecer datos que resulten de interés para el receptor.
Difusión: para que
la información llegue adecuadamente y se produzca el acto de comunicación, es
necesario que se empleen todos los medios posibles.
Curso de comunicación: Parte 2
PROBLEMAS DE LA COMUNICACIÓN
Barreras comunicativas
En los distintos campos en que se lleva a cabo la comunicación pueden aparecer
una serie de barreras o impedimentos que hagan que ésta no llegue o que su
emisión o recepción se produzca de forma errónea. Para que la comunicación se
produzca de modo efectivo es necesario eliminar las barreras que puedan
aparecer. Hay dos tipos de barreras:
Las barreras del lado del emisor:
Perturbaciones e interferencias: aquello que es nuevo en el mensaje puede convertirse en
perturbación, dificultando así la comprensibilidad del mismo.
Ruidos: son aquellos elementos no deseados que se interponen en la
comunicación.
Redundancias: son aquellas partes del mensaje que son repetitivas o banales.
Contexto: la emisión de mensajes en contextos o situaciones inusuales puede
entorpecer la transmisión de información.
Actitudes: son ideas con una gran carga emocional que predispone a un tipo de
acciones con respecto a determinadas situaciones sociales. Ésta tiene gran
influencia en tres factores:
- Actitud hacia uno mismo.
- Actitud hacia el receptor.
- Actitud hacia el tema.
Las barreras del lado del receptor:
Falta o
deficiencia de feedback: ésta es una de las mayores barreras de la comunicación por parte
del emisor, puesto que es el feed-back el que indica si se está recibiendo o no
el mensaje.
Falta o
deficiencia de empatía: la empatía es la aptitud
para situarse en el lugar del otro con objeto de comprender mejor sus
reacciones ante lo que está diciendo.
El efecto
halo. Es el
proceso en el que una persona tiende a juzgar un rasgo específico en función de
una impresión general favorable o desfavorable. El halo es la pantalla que no
permite que al receptor ver el rasgo o hecho concreto que está juzgando.
Proyección: la proyección consiste en atribuir a otra
persona características propias.
Tendencia
a evaluar: la
tendencia natural humana a juzgar, evaluar, aprobar o desaprobar lo que se dice
es una de las principales barreras de la comunicación. Cuando mantenemos una
conversación lo primero que solemos hacer es evaluar aquello que dicen los
demás. Esto muchas veces tiene lugar incluso antes de que el emisor haya
terminado de transmitir su mensaje.
El
entorno: el exterior también impone barreras:
-con
matices físicos: clima, lugar, aspecto...
-con matices psicológicos: roles sociales, relaciones interpersonales...
Carácter: son las disposiciones congénitas que se
encuentran en la mente del ser humano.
Aptitud: es la capacidad en potencia que un ser posee para desarrollar la
acción de comunicación.
Actitud: es la predisposición de una persona a reaccionar en algún
sentido ante algo y puede variar dependiendo de la circunstancia.
Sentimiento: forma de vivir o sentir algo. Ello implica variabilidad de
elementos de carácter conscientes o inconscientes; afectivos o intelectuales,
que pueden ser contradictorios.
Hábito: series mecánicas, pseudoautomáticas de movimientos o conductas
que se producen de modo rutinario
Valores: serie de fundamentos personales de
importancia que constituyen la base de nuestra creencia, modo de pensar y de
algún modo la actitud que tenemos.
Curso de comunicación: Parte 3
CONSEJOS PARA SUPERAR LAS
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
· No emita juicios a cerca del mensaje, basado en sus prejuicios, ideología o
estado emocional.
· Planifique el modo en que va a comunicar algo y procure que éste sea el más
idóneo.
· No exprese una opinión si no está seguro de lo que está diciendo.
· Verifique el efecto que su comunicación produce en el receptor.
· Escuche todo lo que las otras personas le estén comunicando aunque no esté de
acuerdo y ello le disguste.
· Trate de ser lo más objetivo posible cuando exprese una opinión. Todos somos
sujetos y como sujetos estamos ligados a la subjetividad. Hemos de alejarnos de
ella todo lo posible.
· Escuche todos los puntos de vista de quienes participan en una discusión o
conversación.
· No exagere sus sentimientos para tratar de convencer a la otra
persona.
· Considere siempre los sentimientos ajenos.
· No descalifique una opinión porque no es suya.
TIPOS DE COMUNICACIÓN: FUNCIONES Y OBJETIVOS
Existen varios tipos de comunicación: verbal, no verbal, escrita, visual,
audiovisual... todas ellas destinadas a emitir como ya hemos venido diciendo,
mensajes efectivos. Dependiendo de lo que queramos decir y de cómo lo queramos
decir haremos uso de unos u otros recursos para hacer que la comunicación sea
efectiva en su mayor medida. En la vida diaria, el ser humano hace uso del tipo
de comunicación verbal en mayor medida que del resto de comunicaciones. La
efectividad de ésta viene a estar delimitada por una serie de elementos
personales que varían de unas personas a otras y que hacen que los mensajes
sean más o menos claros:
Timbre de
la voz: es aquella característica más notable que
la hace distinta de otras voces.
Volumen
de la voz: el
volumen que debemos utilizar varía dependiendo de las condiciones de lugar en
el que nos encontremos.
Velocidad: es la rapidez con que articulamos las
palabras. La velocidad de habla ha de adecuarse al ritmo que queramos dar a la
locución. Por lo general una velocidad media da dinamismo y ayuda a que el
oyente no se pierda en el entramado de la misma.
Pausas: es la ausencia de sonido en la comunicación verbal oral. También
son un elemento útil para hacer énfasis o aclaraciones.
Vocalización: es la forma de articular los sonidos de forma abierta y clara.
La
postura corporal: es un factor importante en
cuanto a la colocación y proyección de la voz en los mensajes orales. El cuerpo
ha de adaptarse y dirigirse siempre al receptor, evitando también cruzar los
brazos o mantener la cabeza agachada.
Estos seis elementos han de combinarse para llevar a cabo una comunicación
correcta y efectiva. No debemos olvidar que la corrección del lenguaje reside
en el contexto en que lo usemos, nuestra intencionalidad y el registro en que
nos expresemos.
LAS FUNCIONES Y OBJETIVOS
Existen distintas funciones en el lenguaje que se adaptan a los distintos
objetivos del mismo.
Función referencial: el objetivo del discurso es comunicar de modo objetivo y neutral
cualquier tipo de información, hecho o circunstancia de modo descriptivo.
Función
expresiva: en ella el autor intenta influir de forma
emotiva en el receptor, manifestando sus sentimientos hacia lo que se expresa.
En este tipo de comunicación la atención se centre en el emisor.
Función
apelativa: posee
como principal objetivo inducir al receptor a algo mediante hola
Función
ideativa: representa
la relación entre el hablante y el mundo real que lo rodea incluyendo el propio
ser como parte de él. Expresa la experiencia del hablante pero también la
estructura y determina la forma en que vemos el mundo.
Función
interpersonal,: permite el establecimiento y mantenimiento de relaciones sociales.
Se trata de una función interactiva y sirve para expresar los diferentes roles
sociales incluyendo los roles que cada
uno asume en la comunicación.
Función
textual: a través de la cual la lengua establece
correspondencia entre ella misma y la situación en la cual se emplea. Esta
función permite establecer las relaciones de cohesión entre las partes de un
texto y su adecuación a la situación concreta en que concurre.
Curso de comunicación: Parte 4
EL DISCURSO EN PÚBLICO
El uso que hacemos del lenguaje en cada situación comunicativa es distinto. Por
ello hay una serie de pautas a seguir cuando hemos de hablar en público y que
pueden resultar de gran utilidad. Éstas son aplicables a casi cualquier tipo de
discurso:
1. El vocabulario que se use ha de ser preciso y adecuadamente adaptado a la
situación y tema:
- Terminología específica del tema que estemos seguros que será comprendida por
los receptores, es decir, que se adapte al registro en el que nos encontramos.
- Evitar la vaguedad y la ambigüedad.
- Uso de sinónimos y explicaciones que nos ayuden a evitar la redundancia.
2. Uso adecuado de las reglas gramaticales y /o ortográficas.
3. En el discurso oral, el ritmo ha de ser semipausado y claramente articulado:
debido a los nervios, cuando se procede al habla ante una multitud tendemos a
hablar más deprisa de lo que los demás son capaces de comprender y asimilar.
4. Postura corporal correcta:
- Cuerpo recto
- Proyección de la voz siempre enfocada hacia la multitud receptora.
- La gesticulación es muy útil para lograr que nuestro mensaje sea recibido y
de algún modo confirmado por un medio comunicativo no verbal.
5. El discurso ha de ir acompañado de cierta musicalidad para que:
- El receptor no se aburra y esté más atento.
- Existan pausas marcadas que permitan distinguir enunciados, comprender
aclaraciones...
6. El uso de ejemplos s imprescindible la hora de la exposición de un tema y da
mayor grado de comprensibilidad al mensaje.
7. La utilización de varios métodos comunicativos (video, transparencias,
copias...) presta seguridad. A parte de ser muy claros, unos pueden aparecer
como útil alternativa si otro fallara. Pongamos como ejemplo una conferencia
sobre arte en la que el emisor lleva en su ordenador unas imágenes importantes
que ilustran unos cuadros de los que se está hablando. Si dichas imágenes se
perdieran del disco duro, sería preciso y necesario que dicho emisor llevara
una copia en CD o unas transparencias que pudieran ser usadas como alternativa.
8. Preparación previa: la previsión de aquello que se va a explicar es esencial
para que el discurso siga su orden necesario y no haya pérdida, distorsión o
mal entendimiento de la información.
LAS MALAS NOTICIAS
Las malas noticias son algo que a ninguno de nosotros le gusta comunicar. Aún
así, es necesario plantear los problemas y aprender a comunicar las malas noticias.
Nuestra situación:
- Comunique las malas noticias
- Sea claro y no intente disfrazar la situación
¿Cómo pudo suceder esto?
- Acontecimientos, hechos o estrategias que influyeron
- Suposiciones iniciales que ya no son válidas
Alternativas considerables:
- Presente distintas alternativas
- Describa los pros y los contras
Recomendación o decisión:
- Indique la acción o decisión
que recomienda
- Describa cómo se puede solucionar el problema con la recomendación
- Explique cómo afrontar las dificultades derivadas de la acción
Reafirme sus metas:
- Defina las expectativas de futuro
- Establezca una fecha para los resultados esperados
Ideas clave para dar confianza a la audiencia o subir el ánimo.
